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Não raro, após um longo dia de trabalho, nos sentimos cansados física e mentalmente. No entanto, ficamos com a sensação de que fomos pouco produtivos. Esse sentimento afeta boa parte das pessoas e, infelizmente, ainda é tratado com certa normalidade no mundo dos negócios. Além disso, ainda há a cultura de que o bom profissional é aquele que está sempre ocupado.
Mas, será que isso é verdade? Preparamos um artigo especial sobre Gestão do tempo para Fazendas para lhe ajudar com esses questionamentos. Continue a leitura e confira!
A tecnologia proporcionou incríveis acréscimos na produtividade, mas também, por vezes, atua como ladra da nossa atenção. Hoje, convivemos com as redes sociais, smartphones, Whatsapp e caixas de e-mails abarrotadas. Além de todas essas distrações tecnológicas, ainda existem os telefonemas e os colegas solicitando nossa atenção.
Tudo isso gera perda tempo e foco nas atividades. Ficamos com a falsa sensação que conseguimos ser multitarefas e, no final das contas, nos perguntamos: como não conseguimos fazer tudo o que queríamos?
Gestão do tempo para fazendas na prática
O principal “ladrão” de tempo num negócio agrícola são as atividades burocráticas e repetitivas, as quais poderiam ou, na realidade, deveriam ser automatizadas. Como já falamos anteriormente aqui no blog, uma delas é a conciliação bancária.
Existem diversas atividades de escritório que poderiam ser mais eficientes, como por exemplo, pagamentos, construção de custos da lavoura e registros de compras e vendas. Todas essas tarefas, que são feitas via anotações ou digitações manuais, podem ser simplificadas com a ajuda da tecnologia.
Com intuito de melhorar o entendimento do que pode ser feito, procuramos compreender alguns passos e atitudes a serem tomadas para melhorar a Gestão do tempo em fazendas.
1. Organize as quitações da fazenda
Uma das recomendações primordiais é de que o produtor separe os gastos particulares daqueles do negócio. Além disso, algumas dicas simples podem ajudar na otimização do tempo:
- Escolha uma ou mais contas para movimentar o negócio;
- Defina dias dos mês ou da semana para efetuar pagamentos, por exemplo, tudo faturado até o décimo quinto dia do mês, será pago dia 15, e tudo que for depois, no último dia mês.
- Organize os pagamentos via app bancário.Depois, basta ir confirmando os pagamentos nos vencimentos.
- É interessante provisionar os gastos fixos no início do ano, como energia elétrica, internet e salários. Conforme o tempo passa, apenas confirme no seu caixa cada desembolso ao longo do ano.
2. Construa os custos da lavoura
Para construir os custos de uma lavoura ou atividade pecuária, primeiramente deve-se compreender a diferença entre lucro e caixa. Além disso, entender que há duas formas de proceder essa construção. A primeira e mais simples é por meio de um critério de rateio entre os negócios.
Por exemplo, o custo de uma máquina é todo apropriado e, no final, um percentual é pago pela cultura da soja, outro pelo milho, outra pela pecuária e assim por diante. Há também a possibilidade de se trabalhar com horas/máquina ou horas/homem de trabalho/atividade. Ambas possibilidades requerem entendimento de processos gerencias para que o trabalho não seja em vão e de fato construa informações úteis ao produtor
3. Registre compras e vendas de forma automatizada
Não é raro ouvir de produtores ou de colaboradores de escritório de uma fazenda que se perde um tempo absurdo anotando ou lançando manualmente itens de uma nota de compra.
Uma das possibilidades é por meio da integração das notas fiscais eletrônicas a um software gerencial, onde todas as compras ou vendas com nota fiscal eletrônica (Nfe) emitidas para o CPF do produtor entram automaticamente no sistema. Após isso, é possível efetuar lançamentos em menos de 1 minuto, uma vez que o sistema lê as informações da nota e já preenche vários campos automaticamente. Veja no vídeo abaixo:
Todo este processo organiza as compras e vendas e ainda gera automaticamente o contas a pagar e receber conforme foto abaixo.
